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Get your video room systems and Skype for Business Online together

In spring this year, Polycom and Microsoft announced that they work on delivering a video interoperability service in the cloud to get your video room systems and Skype for Business Online together (http://www.polycom.com/company/news/press-releases/2016/20160309.htmlhttp://www.lyncinsider.com/office-365/microsoft-positioning-office-365-future-cloud-voice-video/).  I rarely find a collaboration environment with only one or the other solution. Most conferencing and  collaboration deployments have been growing and changing over time, as usual. Unfortunately not putting the user experience and collaboration experience in the center as key to a satisfying and successful collaboration service delivery. As you may know, if you have a versatile set of video room systems from Cisco, Lifesize, Polycom … on one side and Skype for Business users on the other side… not nice but often available and common equipment… Finally users get different modalities, handling and connectivity … which are neither unified nor really collaborative. So if you are the lucky collaboration expert in your enterprise and you have to explain users why system x does not work like or / with system z as soon as they complain you might find relief with the new option? Put things together by leveraging the new offered service for video interoperability.

What does it look like? Well, you can put systems together via Polycom RealConnect hosted on Azure and operated by Polycom. The cloud video interop service enables you to use video room systems and Skype for Business Online alike.

Take a look here >>SfB Video Broadcast: Ep. 25 Video Interop in the Cloud<<

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Take a look around on Microsoft’s new office workspaces in Munich

Microsoft Germany re-located its German headquarter from Munich Unterschleißheim to Munich Schwabing. For impressions on the new look and feel of the Microsoft workspaces a public press release can found by clicking on the following link: http://www.manager-magazin.de/unternehmen/it/neue-microsoft-zentrale-in-schwabing-clean-desks-fuer-nomaden-a-1114368.html

NextGen Skype for Business Room Systems arrive soon

To make your meeting rooms a more collaborative space there are several options. Now I like to make you aware about one option: Microsoft Skype for Business Room Systems (earlier known as Project Rigel). To put it in a nutshell, the SFB Room Systems are collaboration room endpoints to enable your rooms for collaboration by using Skype for Business-capabilities.

Due to the fact that these systems are almost like SFB users you’ll only need to create an SFB Meeting Room via Shell and on Exchange you’ll need to associated it / enabled it as resource (room) mailbox for calendar / booking integration. For further details on the deployment of SFB Rooms please click the following link (https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt691568.aspx).

In my opinion these SFB Room Systems could help to close a gap in conferencing rooms where no collaboration systems are available and the capabilities are required.

Don’t forget a change management for your UC&C service deployment!

Unified Communication and collaboration (UC&C) service deployments do have a large-scale impact on your business. If well planned and executed a positiv one which supports the return on (your) investment over time. I’m writing this post because I’ve seen the excellent, the good and the bad adoption strategy realization. Some companies struggle and some do very well. I like to write down some notes which might be helpful for the one or the other to reach a good or even excellent adoption strategy realization.

Why is change management important for your UC&C service?

UC&C is very holistic because it is not just one service it’s a bunch of services for communications and collaboration. We all know that many IT infrastructure services are touched or involved in a properly functioning UC&C environment. That IT provides the fitting services to business should be standard. However it is not always the case. Users which keep the core business running and who will not receive what they need are more and more creative. In other words users might try to find and obtain the required service somewhere else to close the gap between provided IT services and requested IT services. But sometimes there are services provided by IT, like UC&C services but users are not aware of the features and how to use them. To put it in a nutshell if you have a car but do not know how to drive you will switch to and use what you know, so you’ll might ride a horse or bicycle instead of driving a car. So the car than stays where it is. If you bought it or pay a leasing rate there is no added value, on contrary you lose money. The same applies for IT services and UC&C. There are differences between IT services (direct / indirect services for users). UC&C is a direct service  (or bunch of direct services) because users will directly interact with the applications and devices providing UC&C capabilities. For instance database services or network services are indirect services because users are not directly interacting with these kind of services. To sum it up it is essential to plan for user adoption and training before rolling out all UC&C services and features to end users. Additionally I must also note that change management is always a good thing if your IT clients, users by default, are going to be confronted with new technology, services and organizational transformation. Don’t leave anyone behind! By using a car you can go more kilometers a day instead of going by horse or bicycle. 😉

What can I do?

You could implement an adequate project change management which accompanies your UC&C project. It will help you to …

  • establish and execute a strategy for the change to an UC&C service
  • plan and execute user communication
  • plan and execute users involvement (surveys, discussions, service previews/demos, …)
  • enable users (trainings, FAQs, wiki pages, handouts, video clips, …)
  • enable service for users (roll out / activation of services, disable / decommissioning legacy service (if applicable))

change-management

What can I provide my users to adopt UC&C?

It is common for vendors which provide applications and services for users to have supportive information and material available. Below you will find some examples what it can be like. It’s just some basic information. Depending on what the UC&C changes will be and look like within your organisation more and also customized material might be necessary. It’s no big deal but it must be taken into account for project planning.

Some resources for Microsoft Skype for Business

Some resources for Cisco Collaboration Services

Let’s start your project, make a change and improve things! 😉

Hands-on Headset – Plantronics Voyager

In diesem Beitrag möchte ich kurz zwei Headsets vorstellen. Headsets sind sehr wichtige und leider häufig unterschätze Elemente einer Collaboration Architektur.

Headsets – Ein Element eines guten Collaboration Services für Endanwender

In meinen Collaboration Projekten geht es immer um den Endanwender. Die technologische Infrastruktur  ist nur einer von vielen Inhalten einer Collaboration Lösung bzw. Architektur. Mit einer Collaboration Plattform, wie beispielsweise Microsoft Skype for Business Server 2015, Skype for Business Online o.ä. decke ich nur einen Baustein eines modernen Arbeitsplatzes ab. Allein die Bereitstellung des Plattform ist nicht genug, um eines hohe Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Endanwendern zu gewinnen. Die Plattform, die Clients, die Peripherie, das Netzwerk, der physikalische Arbeitsplatz, der Service/Support … muss stimmen. Für Silos ist bei ganzheitlichen und exzellenten Collaboration Services kein Platz!

Vor ein paar Tagen habe ich zwei Plantronics Headsets für unterschiedliche Einsatzzwecke bzw. Arbeitsplatz-Profile erhalten. Diese habe ich bis jetzt getestet. Unten meine kurze Zusammenfassung des Testergebnisses.

Plantronics Voyager Foucs UC (#OfficeWorker)

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Weitere Informationen: http://www.plantronics.com/de/product/voyager-focus-uc

Plantronics Voyager Legend UC (#MobileWorker)

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Weitere Informationen: http://www.plantronics.com/de/product/voyager-legend-uc

Zusammenfassung der Test-Tage

Profile

Ich habe die Headsets bis jetzt ein paar Tage testen können. Jedes jeweils ein paar Tage. Und auch ausschließlich, soll heißen, dass ich tagsüber das Headset nicht gewechselt habe.

Office Worker

Somit habe ich einerseits die typische Kommunikation mit dem Voyager Focus UC im Büro getestet.

Mobile Worker

Andererseits habe ich noch die Kommunikation von unterwegs mit dem Voyager Legend UC getestet bzw. in anderen Büros (quasi nicht primären Büros).

Bedienung

Die Bedienung und Kopplung per Kabel/Dongle/Bluetooth an das jeweilige (Voice) Endgeräte ist benutzerfreundlich und unkompliziert. Unter anderem habe ich die Kopplung der Headsets mit mehreren Bluetooth Endpunkten (Notebook via Dongle und Smartphone) getestet. Diese ist sehr praktisch und funktionierte in meinen Tests einwandfrei (iPhone, Skype for Business, Jabber, Acano, Spark, WebEx, …).

Klang

Der Klang war bei beiden Headsets sehr gut. Das Focus UC war vor allem im Büro sehr angenehm, da es via Acoustic Noise Cancelation (ACN) Umgebungs-Geräusche herausgefiltert hat, d. h. bei meinen Telefonaten hat das Telefonat meiner Kollegen nicht gestört. Deren Telefonat floss somit nicht in meins ein, das gleiche galt für Straßengeräusche bei geöffnetem Bürofenster o.ä.

Tragekomfort

Außerdem punkten beide Headsets mit hohem Tragekomfort. Das Focus UC kann quasi den ganzen Arbeitstag bequem getragen werden, auch wenn ich sehr viele Telefonate und Collaboration Sessions mit Audio hatte. Das Legend UC habe ich meist an Arbeitstagen mit viel Aktivität bzw. Standortwechsel eingesetzt und meist bedarfsorientiert bei ein-/ausgehenden Anrufen aufgesetzt. Auch wenn das Legend UC auf den ersten Blick etwas groß wirkt, so hatte dies keine Auswirkungen auf den Tragekomfort, selbst mit Brille nicht.

Akku

Ich habe es weder beim Focus noch beim Legend geschafft den Akku an einem Arbeitstag bei sehr hoher Nutzung leer zu bekommen. Abends habe ich die Headsets nach Nutzung in das jeweilige Ladegeräte gestellt.

Software und Apps

Die Installation der Plantronics App auf dem Smartphone erscheint mir sinnvoll, denn damit lässt sich die Verwendung des Headsets je nach Wunsch anpassen. Die App bietet gegenüber den Standards auf beispielsweise einem iPhone 5s einige Einstellungen, die ich ohne App nicht einstellen könnte. Auf dem Notebook/PC habe ich mir die zusätzliche Software von Plantronics nicht installiert, da ich bereits mit den Standards des Headsets und Notebooks/PCs ausgekommen bin. Sicherlich könnte die Software für Notebook/PC etc. für bestimmte Endanwender bzw. das Enterprise Device Management von Headsets interessant sein. Sollte ich mir diese in Zukunft noch ansehen, werde ich dazu einen Blogbeitrag nachliefern.

Fazit

Beide Headsets eigenen sich sehr gut für die jeweiligen Arbeitsplatzprofile (Office Worker, Mobile Worker). Im Büro nutze ich meist das Focus, manchmal aber auch das Legend. Gerade wenn ich unterwegs bin, in verschiedenen Büros (Gebäuden, Standorten, Auto, Flughafen …), so ist das Legend UC mein Favorit, da es bei Reisen mit leichtem Gepäck kaum Platz kostet. Zudem ist die Box für die Aufbewahrung des Legend UC ein Akku-Pack, welches das Legend UC lädt während es darin aufbewahrt wird. Vorausgesetzt man lädt die Box vorher. 😉 Abschließend kann ich sagen, dass mir beide Headsets gefallen. In den jeweiligen Arbeitsplatz-Profilen sehe ich diese als geeignete Peripherie bzw. Elemente für eine Collaboration Architektur bzw. einen guten Collaboration Service.